Le télésecrétariat médical : une solution pour votre cabinet

Vous êtes médecin, infirmier ou sage-femme et vous êtes débordé entre les consultations, les appels pour la prise de rendez-vous et pour d’autres motifs. Vous ou votre secrétaire ne disposez plus d’assez de temps pour effectuer les tâches administratives. Faites-vous aider par un télésecrétaire médical.

Le secrétariat médical à distance, c’est quoi ?

Le télésecrétariat médical est un service qui consiste à confier les tâches de secrétariat médical à un prestataire qui exerce en dehors du cabinet. Le télésecrétaire médical se charge de l’accueil téléphonique. En plus de maintenir la permanence téléphonique, il peut également se charger de prendre les rendez-vous et organiser l’agenda des professionnels de la santé. Certains prestataires peuvent même gérer l’agenda sous Doctolib à madagascar. Que vous exerciez dans un hôpital ou une clinique, d’une manière libérale ou non, vous pouvez bénéficier du savoir-faire d’un secrétaire médical à distance.

Quels avantages externaliser son secrétariat médical ?

De plus en plus de professionnels de la santé optent pour le télésecrétariat médical pour le gain de temps et d’argent qu’il offre. Cette alternative à distance vous décharge de la gestion des appels, des rendez-vous et de différentes tâches administratives. Vous pouvez alors vous focaliser entièrement sur vos patients et n’êtes plus interrompu par les appels ou du moins ceux-ci sont moins fréquents. Selon vos consignes, le télésecrétaire médical filtre les appels reçus et ne vous transmet que les plus urgents.

L’externalisation du secrétariat médical est une option très flexible. Vous pouvez faire appel à un télésecrétaire médical de manière ponctuelle ou permanente. Ce professionnel peut en effet seconder votre secrétaire en cabinet quand le volume d’appels est plus important ou le remplacer quand il part en congé. Il peut se charger seulement de certaines tâches ou de l’intégralité du travail de secrétariat.

Grâce à l’externalisation, votre cabinet médical limite aussi ses dépenses puisque vous n’aurez plus à vous acquitter du salaire et des charges sociales d’un nouveau secrétaire ou à investir dans l’achat de matériel pour un nouveau salarié. Vous rémunérez seulement le prestataire pour les tâches effectuées puisqu’il dispose des moyens humains et matériels suffisants.

Comment réussir son projet d’externalisation de télésecrétariat médical ?

Si basculer vers le télésecrétariat médical est tentant, la mise en place de cette externalisation ne se limite pas à la recherche du télésecrétaire médical, qui est d’ailleurs une tâche assez ardue au vu de la multiplicité des offres. En vous référant aux recommandations d’autres professionnels de la santé, il vous est tout de même possible de limiter votre zone de recherche.

Il est néanmoins impératif d’identifier avant de procéder à la sélection du prestataire vos propres besoins et de déterminer entre autres quelles tâches de secrétariat déléguer, à quel moment et pour quelle durée. Une fois vos besoins cernés et une liste de télésecrétaires médicaux établie, demandez-leur un devis pour comparer les prestations.

Assurez-vous également de la qualité de leur service en vous basant sur la disponibilité, la souplesse des prestations, le mode de tarification, l’adaptabilité, mais surtout les qualifications du télésecrétaire médical. Avant la signature du contrat, il faut vérifier certains points, notamment la nature et la tarification des prestations, la durée et la plage horaire d’intervention.

Enfin, ne manquez pas de considérer la taille de la structure qui est un critère essentiel pour le choix de votre prestataire en secrétariat médical à distance. En effet, il faut savoir que les qualités du service peuvent varier d’une structure à l’autre. Par exemple, une grosse structure nationale peut fournir un traitement plus rapide des appels, mais avec un accueil plus impersonnel, étant donné que les télésecrétaires doivent gérer le télésecrétariat médical de plusieurs cabinets à la fois. Pour ce qui est un télésecrétaire médical indépendant, il est plus facile de nouer une relation de proximité avec le praticien et bien maîtriser les consignes d’urgences à appliquer.